Met de Wet open overheid (Woo) kun je diverse documenten bij de overheid opvragen. Niet alles is toegankelijk, maar veel informatie is wel beschikbaar voor inwoners van Utrecht.
Wat valt onder een document?
Volgens de Woo wordt een document gezien als elk schriftelijk materiaal of ander medium dat informatie bevat. Denk hierbij aan:
- Correspondentie zoals brieven en e-mails
- Beleidsrapporten en memo’s
- Notulen van vergaderingen
- Beeldmateriaal zoals foto’s en video’s
- Digitale data en bestanden
Soorten documenten die je kunt opvragen
| Categorie | Voorbeelden |
|---|---|
| Officiële besluiten | Vergunningen, subsidietoekenningen |
| Beleidsstukken | Strategische plannen, richtlijnen |
| Communicatie | Correspondentie met inwoners of organisaties |
| Analyses | Onderzoeksresultaten, evaluatierapporten |
| Overeenkomsten | Contracten met externe partijen |
| Vergaderdocumenten | Agenda’s en deels openbare notulen |
Proactieve publicatie door de overheid
Veel informatie wordt tegenwoordig zonder verzoek al gepubliceerd, zoals:
- Wetten en lokale verordeningen via overheid.nl
- Documenten van de gemeenteraad van Utrecht
- Besluiten over Woo-verzoeken op rijksoverheid.nl
Wat is niet op te vragen?
- Documenten die niet bestaan
- Informatie die niet in bezit is van de overheid
- Gegevens die onder een uitzonderingsregel vallen
- Reeds openbaar beschikbare informatie
Veelgestelde vragen over Woo-verzoeken in Utrecht
Kan ik WhatsApp-berichten van Utrechtse ambtenaren opvragen?
Ja, mits deze berichten werkgerelateerd zijn en een bestuurlijke kwestie betreffen, vallen ze onder de Woo.
Is de overheid verplicht documenten voor mij aan te maken?
Nee, de Woo betreft alleen bestaande documenten. Er worden geen nieuwe stukken gecreëerd op verzoek.
Zijn historische documenten op te vragen?
Ja, er is geen tijdslimiet voor verzoeken. Houd er rekening mee dat oude documenten mogelijk vernietigd zijn conform de Archiefwet.
Praktische informatie voor Utrecht
Hoe dien ik een verzoek in? Een Woo-verzoek kun je indienen bij de gemeente Utrecht via hun website of per e-mail. Wees specifiek over het gewenste document en de reden van je verzoek. De reactietermijn is normaal vier weken, met een mogelijke verlenging van nog eens vier weken.
Kosten voor een verzoek: Meestal is het opvragen van informatie kosteloos. Bij omvangrijke verzoeken kunnen echter kosten voor kopieën of verzending worden gerekend. Je wordt hierover vooraf geïnformeerd.
Wat als mijn verzoek wordt geweigerd? Bij afwijzing ontvang je een schriftelijke uitleg. Je kunt binnen zes weken bezwaar indienen bij de gemeente Utrecht. Als dat niet helpt, is beroep bij de rechter mogelijk, bijvoorbeeld via Rechtbank Midden-Nederland (Vrouwe Justitiaplein 1, Utrecht). Overweeg juridisch advies, bijvoorbeeld via het Juridisch Loket Utrecht (Catharijnesingel 55).