Evenementenvergunning procedure Utrecht

Evenementenvergunning procedure Utrecht

De evenementenvergunning procedure bij de Gemeente Utrecht is de standaardroute om toestemming te verkrijgen voor openbare evenementen zoals festivals, markten of buurtfeesten in de stad. Deze valt onder het bestuursrecht en garandeert veilige en geordende bijeenkomsten. In dit artikel vindt u de stappen, eisen en Utrecht-specifieke voorbeelden, zodat u optimaal voorbereid bent op uw evenement in de Domstad.

Wanneer heb je een evenementenvergunning nodig in Utrecht?

Niet elke bijeenkomst vraagt om een vergunning, maar grotere of risicovolle evenementen wel. Een evenement betreft een openbare bijeenkomst op een vaste tijd en locatie met een organisator, denk aan concerten, kermissen of loops in Utrechtse parken.

• Geen vergunning nodig voor privéfeesten binnenshuis of kleinschalige buurtbarbecues zonder hinder.
• Wél nodig bij gebruik van openbare grond, geluid, alcoholverkoop of verkeersdrukte.

Raadpleeg altijd de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) van de Gemeente Utrecht, aangezien regels lokaal variëren. In Utrecht geldt bijvoorbeeld een meldplicht voor evenementen met meer dan 50 bezoekers op bepaalde locaties.

Wettelijke basis in Utrecht

De procedure is geregeld in de APV van de Gemeente Utrecht (hoofdzakelijk artikelen 2.20-2.25). De Algemene wet bestuursrecht (Awb) geldt voor de afhandeling: art. 3:1 (aanvraag), art. 3:4 (gegevens), art. 4:11 (8-weken termijn) en art. 7:1 v.v. (bezwaar/beroep).

Sinds de Omgevingswet (1 januari 2024) kunnen sommige events een omgevingsvergunning vereisen, maar Utrecht hanteert vaak nog de APV. Bekijk de vergunning aanvragen bij de overheid-pagina of utrecht.nl voor details. Bij vragen: Het Juridisch Loket Utrecht biedt gratis advies.

De evenementenvergunning procedure stap voor stap in Utrecht

Start tijdig, idealiter 8-12 weken vóór uw evenement in Utrecht.

1. Voorbereiding: Bestudeer de APV en het Evenementenloket op utrecht.nl. Gebruik de online evenementenchecker.
2. Aanvraag: Dien in via het digitale portaal met DigiD/eHerkenning, inclusief plattegronden, veiligheidsplan en verzekering.
3. Toetsing: Ambtenaren van de Gemeente Utrecht beoordelen orde, veiligheid, milieu en verkeer; overleg met politie en brandweer is gebruikelijk.
4. Zienswijzen: Omwonenden kunnen reageren bij grotere events (Awb art. 3:12).
5. Decision: Goedkeuring, afwijzing of voorwaarden binnen 8 weken (verlengbaar tot 26).
6. Afronding: Lever nazorgrapport indien verplicht.

Benodigde documenten

• Evenementenplan (locatie zoals Vredenburg of Griftpark, datum, bezoekersaantal).
• Risico- en veiligheidsanalyse.
• Aansprakelijkheidsverzekering.
• Plattegrond en crowdmanagement.
• Licenties voor alcohol, muziek of vuurwerk.

Termijnen en besluiten bij Gemeente Utrecht

Binnen 8 weken besluit (Awb art. 4:11); bij vertraging kunt u dwangsom eisen (art. 4:17). Mogelijke uitkomsten:

• Verleend: Met voorwaarden zoals decibel-limieten.
• Geweigerd: Bij veiligheidsrisico's of overlast.
• Melding oké: Voor kleinschalige events.

Bezwaar binnen 6 weken bij de gemeente; beroep bij Rechtbank Utrecht. Zie bezwaar tegen bestuursbesluit.

Utrechtse praktijkvoorbeelden

Voorbeeld 1: Buurtfeest Griftpark
Voor 100 bezoekers in het Griftpark: APV-ontheffing aanvragen 4 weken vooraf. Kosten ca. €50, goedgekeurd tot 22:00 uur.

Voorbeeld 2: Muziekfestival
5.000 man op Vredenburg: Volledige vergunning met EHBO en politie. Aangevraagd 12 weken voor; toegestaan met geluidsbewaking.

Voorbeeld 3: Weigering
Looproute over Oudegracht afgewezen door botenverkeer; na route-aanpassing alsnog vergund.

Rechten en plichten als organisator in Utrecht

Rechten:

• Tijdige beslissing.
• Inzage dossier (Awb art. 3:2).
• Bezwaar (gemeente) en beroep (Rechtbank Utrecht).

Plichten:

• Voorwaarden respecteren.
• Schade herstellen.
• Evaluatie indienen.

Vergelijking kleine/grote evenementen Utrecht

Veelgestelde vragen Utrecht